Quy định về chuyển giao thẩm quyền chứng thực của Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn: Cần linh hoạt trong đánh giá tính ổn định, hiệu quả, phân bố hợp lý, thuận lợi của tổ chức hành nghề công chứng

Theo quy định pháp luật, UBND cấp xã và các Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; riêng đối với giao dịch, ở UBND cấp xã sẽ là chứng thực giao dịch, còn ở Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng sẽ là công chứng giao dịch.

Hiện pháp luật đang quy định UBND cấp tỉnh xem xét việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, theo đó:

• Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch: Điều kiện để xem xét chuyển giao là địa bàn cấp xã đó có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao, tổ chức hành nghề công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương.
• Đối với việc chứng thực giao dịch: Điều kiện để xem xét chuyển giao là địa bàn cấp xã đó phải có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng đã được thành lập từ 02 năm trở lên và đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao; các tổ chức hành nghề công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng tại địa phương.

Tuy nhiên, pháp luật không quy định làm thế nào để đánh giá được 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả; được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng tại địa phương nên mỗi tỉnh thành sẽ có cách đánh giá khác nhau.

Theo kiến thức, kinh nghiệm quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn thì việc đánh giá có thể xem xét dựa trên những yếu tố sau:

- Thứ nhất, về tính ổn định trong quá trình hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng có thể đánh giá trên cơ sở các yếu tố như:

• Đã hoạt động liên tục từ đủ 02 năm trở lên kể từ khi được thành lập;
• Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức và trụ sở duy trì ổn định như khi thành lập;
• Hoạt động ổn định, thường xuyên, liên tục, không có tình trạng “ngày thích thì làm, không thích thì đóng cửa không lý do”;
• Nộp thuế đầy đủ, không vi phạm....

- Thứ hai, tính hiệu quả trong quá trình hoạt động và sự phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương có thể đánh giá trên cơ sở hiệu quả hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đó, như:

• Số lượng hồ sơ công chứng, chứng thực lớn hơn nhiều hơn nhiều lần so với loại việc chứng thực tương ứng của UBND cấp xã nơi đặt trụ sở;
• Không có phản ánh, kiến nghị nào về thái độ, tinh thần phục vụ của tổ chức hành nghề công chứng đó.
• Tổ chức hành nghề công chứng đó không có công chứng viên bị xử phạt vi phạm hành chính, xử lý hình sự về hoạt động hành nghề công chứng;
• Không có hoặc có không đáng kể hồ sơ công chứng, chứng thực bị cơ quan có thẩm quyền tuyên bố vô hiệu, đề nghị hủy bỏ theo quy định pháp luật;
• Được UBND cấp xã nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở xác nhận hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp xã...

Việc đánh giá 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả; được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng tại địa phương là một trong những điều kiện quan trọng để xem xét, quyết định việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn nên cần phải xem xét, đánh giá từ nhiều góc độ để đảm bảo tổ chức hành nghề công chứng đó thực sự đủ điều kiện để thực hiện tốt việc công chứng, chứng thực nếu được chuyển giao. Chỉ khi đó, việc chuyển giao mới thực sự phát huy được vai trò, ý nghĩa trong việc xã hội hóa hoạt động công chứng, chứng thực: có sự tham gia tích cực, hiệu quả của tổ chức xã hội trong việc cung cấp dịch vụ công; góp phần giảm tải áp lực công việc cho chính quyền cấp xã, nhất là khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp như hiện nay./.

Thúy Hà