Việc ký văn bản giao dịch khi yêu cầu công chứng của tổ chức tín dụng – một số vấn đề cần lưu ý

Theo quy định pháp luật, khi yêu cầu công chứng giao dịch (như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp, hợp đồng mua bán xe ô tô….), người yêu cầu phải ký từng trang của văn bản giao dịch và ký, ghi rõ họ tên tại phần chữ ký dành cho các bên tham gia giao dịch ở phần cuối văn bản giao dịch đề nghị công chứng trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; việc ký này phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp ngoại lệ. Theo đó:

• Nếu người yêu cầu công chứng không ký được, không điểm chỉ được: Việc công chứng phải có người làm chứng để trực tiếp chứng kiến việc công chứng. Người làm chứng do người họ mời; nếu họ không mời được thì công chứng viên chỉ định; nếu không chỉ định được thì từ chối việc công chứng.
• Nếu một bên giao dịch là tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã (gọi chung là tổ chức): Tổ chức đó có quyền đăng ký chữ ký mẫu của người có thẩm quyền giao kết giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng (đăng ký trực tiếp hoặc bằng văn bản có chữ ký của người đăng ký và đóng dấu của tổ chức đó). Sau khi đăng ký chữ ký mẫu thì khi công chứng, họ có thể ký trước vào văn bản giao dịch; công chứng viên đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu, nếu thấy khớp thì thực hiện việc công chứng.

Thực tiễn cho thấy khi công chứng, việc ký của bên là tổ chức tín dụng mà người đại diện của tổ chức này đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thường nảy sinh một số vấn đề sau:

1. Về việc ký trước

Các tổ chức công chứng thường mặc định người đại diện của tổ chức tín dụng đã đăng ký chữ ký mẫu sẽ ký trước vào văn bản công chứng mà quên rằng theo quy định pháp luật thì họ có thể ký trước vào văn bản công chứng.

Như vậy, họ không bắt buộc phải ký trước vào văn bản công chứng mà có quyền lựa chọn:

• Ký trước vào văn bản công chứng.
• Hoặc có mặt và ký trực tiếp khi công chứng.

2. Về lời chứng của công chứng viên

Một số công chứng viên cho rằng nếu tổ chức tín dụng đã đăng ký chữ ký mẫu của người đại diện thì lời chứng bắt buộc phải ghi nhận việc họ đã đăng ký chữ ký mẫu và đã ký trước vào văn bản giao dịch, đã được công chứng viên đối chiếu với chữ ký đã đăng ký – nếu không có nội dung này là sai về lời chứng.

Tuy nhiên, như đã nêu trên, đối với trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu, họ có quyền lựa chọn ký trước hoặc ký trực tiếp. Do đó, công chứng viên phải lưu ý căn cứ vào việc các bên đều có mặt hay một bên ký trước để soạn thảo lời chứng cho phù hợp với thực tiễn, tương ứng với sự lựa chọn của họ, cụ thể:

• Nếu họ lựa chọn ký trước vào từng trang của văn bản công chứng: Lời chứng phải có nội dung thể hiện đại diện tổ chức tín dụng đã làm thủ tục đăng ký chữ ký mẫu và đã ký trước vào từng trang của văn bản giao dịch này; công chứng viên đã đối chiếu chữ ký trên văn bản giao dịch và nhận thấy phù hợp với chữ ký mẫu đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng.
• Nếu họ lựa chọn có mặt và ký trực tiếp: Lời chứng chỉ cần ghi nhận việc các bên giao kết đã ký vào từng trang của văn bản giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Đây là một trong những điểm công chứng viên cần hết sức lưu ý để tránh trường hợp họ ký trước lại không ghi nhận việc ký trước; hoặc họ có mặt trực tiếp để ký lại ghi nhận rằng họ ký trước theo quán tính dẫn đến công chứng sai lệch với thực tế. Việc ghi lời chứng trong văn bản công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định hoặc không chính xác về chủ thể giao dịch là một trong những hành vi vi phạm hành chính, sẽ bị xử phạt theo quy định.

3. Về việc ký từng trang của văn bản giao dịch đề nghị công chứng

Thực tiễn cho thấy khi công chứng, nếu một trong các bên yêu cầu công chứng là tổ chức tín dụng thì việc ký từng trang của tổ chức tín dụng chưa thực hiện đầy đủ theo quy định pháp luật. Các lỗi thường gặp nhất là: 

• Không ký trang nào.
• Chỉ ký trang lẻ, không ký trang chẵn.
• Gắn mã QR của tổ chức tín dụng vào góc phải của từng trang thay cho việc ký.
• Cán bộ tín dụng ký từng trang thay vì người đại diện theo pháp luật của tổ chức tín dụng ký, dẫn đến chữ ký từng trang không đồng nhất với chữ ký của người đại diện theo pháp luật ở cuối hợp đồng.

Thực tiễn cho thấy đối với các tổ chức hành nghề công chứng với mong muốn giữ chân khách hàng, thường cho rằng đây chỉ là lỗi hình thức để thỏa hiệp mặc dù đây là một trong những hành vi vi phạm hành chính (công chứng khi thiếu chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu công chứng ở từng trang của giao dịch), sẽ bị xử phạt theo quy định.

Tuy nhiên, đây cũng là một vấn đề cần xem xét, đánh giá lại, vì các văn bản giao dịch liên quan đến tổ chức tín dụng thường khá dày, hoạt động tín dụng lại phát sinh thường xuyên nên việc phải ký từng trang cũng có phần ảnh hưởng nhất định đối với tổ chức tín dụng. Bên cạnh đó, hợp đồng tín dụng đã được tổ chức tín dụng đóng dấu giáp lai, một số tổ chức còn quy định phải có mã QR ở từng trang nên việc ký từng trang để ngăn chặn giả mạo, chèn trang… có thực sự còn cần thiết cũng cần phải được xem xét, đánh giá để có sự điều chỉnh cho phù hợp với xu thế, sự phát triển của thực tiễn./.

Quang Huy