Một số vấn đề trong lĩnh vực chứng thực cần phải sửa đổi để phù hợp với thực tiễn hiện nay

Theo quy định, chứng thực gồm có chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch; việc chứng thực hiện do UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài thực hiện. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2025, khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp, quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã đã bộc lộ một số bất cập, cần phải nhanh chóng sửa đổi để phù hợp với tình hình hiện nay, cụ thể:

1. Cần mở rộng hơn phạm vi người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã

Theo pháp luật hiện hành, người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã là Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã. Tuy nhiên, với đặc thù nhiệm vụ của UBND cấp huyện trước đây cơ bản chuyển giao về UBND cấp xã hiện nay thì nhiệm vụ của UBND cấp xã mở rộng hơn rất nhiều; đồng thời, với việc tinh gọn bộ máy, họ còn phải kiêm nhiệm thêm các chức danh, nhiệm vụ khác (ví dụ Phó Chủ tịch UBND cấp xã đồng thời kiêm nhiệm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã…). Trong khi đó, việc ký chứng thực diễn ra gần như là thường xuyên, liên tục hàng ngày với khối lượng lớn, thời gian giải quyết phải trả kết quả ngay trừ trường hợp đặc biệt nên nếu chỉ Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký chứng thực sẽ không kịp đáp ứng yêu cầu công việc.

Tuy Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 đã có cơ chế Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác hoặc công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định nhưng:

- Nếu ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thì chỉ có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng HĐND&UBND cấp xã hoặc Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện việc ký chứng thực này nhưng với chức năng, nhiệm vụ hiện tại của Văn phòng/Trung tâm, Chánh Văn phòng/Giám đốc Trung tâm cũng không hoàn toàn có thể đảm đương, đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc. Chưa kể một số Chánh Văn phòng/Giám đốc Trung tâm còn kiêm nhiệm thêm chức danh Trưởng cơ quan, tổ chức khác thuộc UBND cấp xã.

- Nếu ủy quyền cho công chức cấp xã thì chỉ được thực hiện sau khi có Nghị quyết của HĐND tỉnh quy định việc ủy quyền này. Điều này dẫn đến mỗi tỉnh thành có thể có cơ chế, quy định khác nhau (không quy định việc ủy quyền cho công chức/có quy định nhưng điều kiện ủy quyền khác nhau…), không đảm bảo sự thống nhất trong toàn quốc.

Từ những nội dung trên cho thấy, cần phải sớm sửa đổi quy định pháp luật về người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã theo hướng mở rộng hơn chủ thể có quyền ký chứng thực. Ví dụ như quy định thẳng ngoài Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thì Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc Trung tâm đều có thẩm quyền ký chứng thực; còn công chức nếu đáp ứng điều kiện nhất định (có thâm niên làm việc trong lĩnh vực tư pháp nói chung, lĩnh vực chứng thực nói riêng; các năm công tác đều hoàn thành tốt nhiệm vụ….) thì có thể được Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, ủy quyền thực hiện việc ký chứng thực để kịp thời đáp ứng yêu cầu của công dân, tổ chức.

Vấn đề này đã được Ban Chấp hành Trung ương Đảng “3. Giao Đảng ủy Chính phủ:…(10) Chỉ đạo Bộ Tư pháp nghiên cứu, rà soát trình Chính phủ điều chỉnh, bổ sung quy định về phân định thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực theo hướng mở rộng đối tượng hoặc cho phép ủy quyền cho Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện chứng thực về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, tạo thuận lợi cho việc giải quyết thủ tục hành chính” (điểm 10 Mục 3 Kết luận số 179-KL/TW ngày 25/7/2025 về tiếp tục triển khai các nhiệm vụ hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 02 cấp) và hiện Bộ Tư pháp đang gấp rút nghiên cứu, tham mưu Chính phủ sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật về chứng thực, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn.

2. Cần sửa đổi quy định “việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất; việc chứng thực các giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà”

Thực tiễn thời gian qua cho thấy, các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất có phạm vi rất rộng. Ví dụ như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thế chấp quyền sử dụng đất, di chúc liên quan đến quyền sử dụng đất, nhận hoặc từ chối nhận di sản là quyền sử dụng đất, ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất… Trong số này, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến chuyển nhượng, thế chấp quyền sử dụng đất phải thực hiện ở UBND cấp xã nơi có đất là hoàn toàn phù hợp. Tuy nhiên, các quyền khác như lập di chúc, từ chối nhận di sản là quyền sử dụng đất… cũng phải thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất lại rất bất cập đối với người dân.

Ví dụ vợ chồng ông A cư trú tại thành phố Hồ Chí Minh, có mảnh đất ở xã B thuộc tỉnh Đắk Lắk, muốn để lại mảnh đất cho con, vợ chồng ông phải lặn lội về UBND xã B để chứng thực di chúc. Hoặc vợ chồng ông C cư trú tại xã D tỉnh Đắk Lắk chẳng may qua đời, nhà đất của ông bà sẽ do các con thừa kế nhưng con cái ông bà mỗi người ở một phương từ Nam đến Bắc, phải thu xếp công việc để về địa phương chứng thực văn bản nhận/từ chối nhận di sản bố mẹ để lại….

Thực tiễn cho thấy quy định trên đã gây rất nhiều phiền hà, tốn kém thời gian, chi phí đi lại của người dân và rất nhiều kiến nghị nên sửa đổi theo hướng đối với những giao dịch không phụ thuộc nơi cư trú (lập di chúc, nhận/từ chối nhận di sản thừa kế, ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất…), có thể cho phép họ chứng thực tại UBND cấp xã nơi họ hiện đang cư trú, sinh sống, lao động miễn là đảm bảo giấy tờ hợp pháp, hợp lệ để thuận tiện hơn cho người dân./.

Hoàng Nguyên