Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – những khái niệm cơ bản

1. Xác nhận tình trạng hôn nhân là việc cơ quan thẩm quyền của Nhà nước chứng nhận trạng thái hôn nhân của một người (độc thân, đã kết hôn, ly hôn, vợ/chồng đã mất…) thông qua cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng để:

- Đăng ký kết hôn tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (giữa công dân Việt Nam đang sinh sống, lao động, học tập có thời hạn tại nước ngoài với nhau).

- Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài (giữa công dân Việt Nam với công dân nước ngoài).

- Sử dụng vào mục đích khác (mua bán xe, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, xác định sở hữu chung/riêng trong phân chia di sản thừa kế, nhận con nuôi…)

* Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi đúng tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu và mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Người được cấp Giấy chỉ được sử dụng vào mục đích đã được ghi trên Giấy – nếu sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi trong Giấy thì Giấy đó không được thừa nhận.

3. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị sử dụng đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.

4. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là UBND cấp xã nơi công dân thường trú. Nếu công dân không có nơi thường trú thì việc xác nhận này sẽ thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã nơi công dân tạm trú thực hiện.

5. Trình tự, thủ tục yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

a) Người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định (nếu sử dụng vào mục đích là đăng ký kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện kết hôn theo pháp luật về hôn nhân và gia đình; nếu sử dụng mục đích khác thì không cần đáp ứng các yêu cầu, điều kiện này).

Nếu người đó đã có vợ/chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ/chồng đã chết thì phải có giấy tờ chứng minh.

Nếu người đó đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau thì cung cấp các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây (nếu có) để UBND cấp xã tra cứu, xác minh.

b) UBND cấp xã kiểm tra, xác minh. Nếu đủ điều kiện, phù hợp quy định pháp luật thì cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có yêu cầu.

c) Nếu người đó yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó. Nếu không nộp lại được thì phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để UBND cấp xã phối hợp cơ quan liên quan xác minh; trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì UBND cấp xã cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình và chịu trách nhiệm về việc cam đoan đó.

6. Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp:

- Nếu yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì chỉ được cấp một (01) bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.

- Nếu yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì số lượng Giấy được cấp theo yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn./.

Làm thế nào để xác nhận tình trạng hôn nhân của người đã mất?

Trong thực tế, có rất nhiều trường hợp người sống cần chứng minh tình trạng hôn nhân của người đã mất để giải quyết vấn đề thừa kế.

Ví dụ: Bà A là mẹ đơn thân, chị B là con gái của bà; cha mẹ bà A đều đã mất cả. Khi bà A qua đời, bà không để lại di chúc; chị B đến Văn phòng công chứng làm thủ tục khai nhận di sản thừa kế để thừa kế đất đai, nhà cửa, tiền bạc mẹ mình để lại nhưng ngoài việc chứng minh cha mẹ bà A cũng đã mất, Văn phòng công chứng còn yêu cầu chị B phải chứng minh tình trạng hôn nhân của bà A là chưa đăng ký kết hôn với ai để xác định trong hàng thừa kế thứ nhất (vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ và con nuôi) thì chỉ có duy nhất chị B.

Tuy nhiên, theo pháp luật về hộ tịch, người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải tự mình thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thay; việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật trừ trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì không phải chứng thực (Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP).

Như vậy, pháp luật về hộ tịch không có quy định cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết. Do đó, chị B không thể đề nghị UBND cấp xã cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người mẹ đã mất của mình được.

Thế nhưng nhận di sản thừa kế là quyền lợi chính đáng của người dân. Trong trường hợp này, có biện pháp nào để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp đó hay không?

Để tháo gỡ vướng mắc trên, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp (nay là Cục Hành chính tư pháp) đã có Công văn số 843/HTQTCT-HT ngày 26/5/2016 nêu rõ trong trường hợp này, các tổ chức hành nghề công chứng có thể đứng ra, đề nghị UBND cấp xã phối hợp xác minh tình trạng hôn nhân của người đã chết để giải quyết vấn đề phân chia, khai nhận di sản thừa kế.

Việc phối hợp này là hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc quản lý, hoạt động của cơ quan nhà nước nhưng đây cũng chỉ là biện pháp giải quyết tình thế - vẫn cần phải sửa đổi văn bản pháp luật theo hướng người thân của người đã mất có thể yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân của người đó nhằm mục đích xác lập việc thừa kế để phù hợp, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn./.

Thúy Hà