Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất toàn quốc – tạo lập nền tảng dữ liệu phục vụ chuyển đổi số

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và kể từ ngày 01/7/2025 là Luật Công chứng năm 2024, hệ thống Cơ sở dữ liệu về công chứng được tổ chức thành hai cấp: Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp (do Bộ Tư pháp xây dựng, quản lý) và Cơ sở dữ liệu công chứng địa phương (do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm xây dựng). Cách thức tổ chức này dẫn đến thực tế mỗi địa phương vận hành một Cơ sở dữ liệu công chứng riêng biệt, thiếu tính thống nhất trên phạm vi toàn quốc và gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng chung.

Một hạn chế nữa là pháp luật hiện hành chưa quy định cụ thể về nội dung và định hướng xây dựng các Cơ sở dữ liệu này. Do đó, Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp hiện mới chỉ tập trung vào thông tin về tổ chức hành nghề công chứng (như thành lập, đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký) và công chứng viên (đăng ký hành nghề, chấm dứt đăng ký hành nghề), mà chưa tích hợp bất kỳ thông tin nào về hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch cụ thể do các tổ chức và cá nhân này thực hiện.

Trong khi đó, Cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương thường thiên về lưu trữ thông tin nghiệp vụ, như tình trạng ngăn chặn hoặc gỡ bỏ ngăn chặn giao dịch đối với tài sản, và dữ liệu về các hợp đồng đã được công chứng. Ngoài ra, xuất phát từ quyền được lựa chọn của cá nhân, tổ chức giữa công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã (trước đây bao gồm cả cấp huyện), cùng với sự khác biệt về điều kiện kinh phí, dẫn đến sự không đồng đều giữa các địa phương: một số tỉnh, thành phố đã tích hợp cả dữ liệu chứng thực từ Ủy ban nhân dân các cấp, trong khi nhiều nơi khác mới chỉ dừng lại ở dữ liệu công chứng từ các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

Tình trạng trên khiến cho mỗi Cơ sở dữ liệu công chứng cấp tỉnh chỉ có thể phục vụ cho hoạt động công chứng ngay tại địa phương đó, gây trở ngại lớn cho việc khai thác và sử dụng chung. Minh chứng rõ nét là trong các vụ án trọng điểm, khi cơ quan điều tra cần thu thập thông tin về tài sản, áp dụng biện pháp ngăn chặn dịch chuyển, tẩu tán tài sản, họ buộc phải gửi văn bản đến tất cả các tỉnh, thành phố để yêu cầu phối hợp cung cấp thông tin từ các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân các cấp, dẫn đến nguy cơ không đảm bảo tính kịp thời. Hơn nữa, việc phân mảnh theo địa phương cũng cản trở quá trình kết nối, tích hợp với các nền tảng dữ liệu quốc gia quan trọng khác như Cơ sở dữ liệu đất đai, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hay Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Nhằm hiện thực hóa chủ trương tại Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, cũng như Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23/7/2025 của Chính phủ về ban hành Kế hoạch hành động thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 6488/BTP-BTTP ngày 14/10/2025. Theo đó, Bộ Tư pháp đề nghị các địa phương tạm dừng việc xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng riêng. Thay vào đó, Bộ sẽ chủ trì triển khai xây dựng một Cơ sở dữ liệu công chứng dùng chung, thống nhất, xuyên suốt từ Trung ương đến địa phương và có khả năng kết nối liên thông với các nền tảng dữ liệu liên quan (như đất đai, dân cư, hộ tịch, giao thông…) nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ hoạt động công chứng.

Trong giai đoạn chuyển tiếp, các địa phương tiếp tục khai thác, vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng hiện có để đảm bảo không gián đoạn các hoạt động công chứng trên địa bàn, đồng thời tích cực phối hợp với Bộ Tư pháp trong suốt quá trình xây dựng cho đến khi hoàn thiện và đưa vào sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất, dùng chung trong toàn quốc./.

Thúy Hà