Việc xác minh còn/không còn lưu Sổ hộ tịch để giải quyết yêu cầu đăng ký lại hộ tịch – trước và nay

Thời gian qua, vẫn còn tình trạng công dân/UBND cấp xã gửi văn bản đến Sở Tư pháp/UBND cấp xã khác, đề nghị cung cấp thông tin có còn lưu/không lưu Sổ đăng ký khai sinh/kết hôn để phục vụ việc đăng ký lại khai sinh/đăng ký lại kết hôn. Vậy, pháp luật quy định ra sao về việc xác minh còn/không còn lưu Sổ hộ tịch để giải quyết yêu cầu đăng ký lại hộ tịch của công dân?

1. Trường hợp được đăng ký lại hộ tịch

Theo pháp luật về hộ tịch, nếu như việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 (ngày Luật Hộ tịch năm 2014 có hiệu lực thi hành) nhưng Sổ hộ tịch lưu trữ tại nơi đã đăng ký hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch của người dân đều bị mất thì được đăng ký lại.

(Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch).

2. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc đăng ký lại

• Đối với đăng ký lại khai sinh, kết hôn: UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú thực hiện việc đăng ký lại.
• Đối với đăng ký lại khai tử: UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây thực hiện đăng ký lại khai tử.

(Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP)

3. Trình tự, thủ tục đăng ký lại                   

a) Người có yêu cầu nộp Hồ sơ đăng ký lại khai sinh/khai tử/kết hôn, gồm:

• Tờ khai theo mẫu quy định (trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã được đăng ký khai sinh/khai tử/kết hôn trước đây nhưng người đó không còn lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh/Trích lục khai tử/Giấy đăng ký kết hôn)
• Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh/khai tử/kết hôn của người đó

b) Công chức tư pháp của UBND cấp xã kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu hồ sơ đúng, đủ theo quy định pháp luật thì thực hiện việc đăng ký lại.

 (Điều 26, Điều 27, Điều 28 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP)

4. Việc kiểm tra, xác minh thông tin trước và nay có gì khác nhau?

a) Trước đây, pháp luật quy định nếu người dân yêu cầu đăng ký lại khai sinh/đăng ký lại kết hôn tại UBND cấp xã nơi hiện đang thường trú (UBND xã A) không phải là UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh/đăng ký kết hôn trước đây (UBND xã B) thì:

• UBND xã A phải có văn bản đề nghị UBND xã B kiểm tra, xác minh việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
• UBND xã B kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ/không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
• UBND xã A xem xét:

• Nếu UBND xã B còn lưu Sổ hộ tịch thì hướng dẫn họ liên hệ UBND xã B để được cấp bản sao giấy khai sinh/giấy đăng ký kết hôn; không giải quyết việc đăng ký lại.
• Nếu UBND xã B không còn lưu Sổ hộ tịch thì thực hiện việc đăng ký lại.
• Nếu sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu mà không nhận được văn bản trả lời của UBND xã B không có văn bản trả lời thì hướng dẫn người yêu cầu làm văn bản cam đoan và tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định.

(Điều 26, Điều 27, Điều 28 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Điều 4 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP)

b) Kể từ ngày 15/01/2026, nếu việc đăng ký lại khai sinh/kết hôn được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch:

• Tra cứu thông tin về việc đăng ký khai sinh/kết hôn trước đây của người yêu cầu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua nghiệp vụ cấp bản sao.
• Căn cứ kết quả tra cứu để xác định đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện đăng ký lại.

(Điều 13 Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số Nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp)

Như vậy, việc gửi văn bản xác minh cơ quan, đơn vị còn/không còn lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh/Sổ đăng ký kết hôn là không còn cần thiết, không đúng quy định pháp luật hiện hành – công chức tư pháp cần lưu ý để thực hiện đúng quy định pháp luật. Sổ giấy đăng ký hộ tịch trước đây đã được các cơ quan đăng ký hộ tịch trong cả nước hoàn thành việc số hóa, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch đã tạo bước chuyển biến lớn trong giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân nói chung và yêu cầu đăng ký lại việc khai sinh/kết hôn/khai tử nói riêng./.

N.H