Ngày 09/5/2014, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng và vận hành hệ thông thư điện tử tỉnh Đắk Lắk (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 19/5/2014 và thay thế Quyết định số 2390/QĐ-UBND ngày 26/10/2005 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Đắk Lắk). Theo đó, tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, các tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội (gọi tắt là các tổ chức) và các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (gọi tắt là các cá nhân) trên địa bàn tỉnh tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh sẽ là đối tượng áp dụng của Quy chế này; Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử. Quy chế này gồm một số nội dung cơ bản sau:
1. Về tổ chức hệ thống thư điện tử
a. Về thành phần, quy mô và nguyên tắc vận hành, thiết lập Hệ thống thư điện tử của tỉnh
Hệ thống thư điện tử của tỉnh được thiết lập, vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh và có tên miền trên Internet là http:mail.daklak.gov.vn. Hộp thư điện tử dành cho các tổ chức của tỉnh do bộ phận Quản trị thư điện tử của Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập; hộp thư điện tử dành cho cá nhân do quản trị công nghệ thông tin của các tổ chức tự thiết lập theo danh sách đã được Thủ trưởng tổ chức phê duyệt. Mọi thông tin của tổ chức, cá nhân khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, gọi là danh bạ thư điện tử của tỉnh và được tích hợp trong hệ thống Hộp thư điện tử của tỉnh.
b. Về nguyên tắc sử dụng và quy tắc đặt tên
- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của tỉnh bắt buộc phải sử dụng hộp thư có tên miền @<tên tổ chức>.daklak.gov.vn trong trao đổi thông tin điện tử phục vụ cho công tác.
- Về quy tắc đặt tên cho địa chỉ thư:
Đối với Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tỉnh, đặt tên theo quy tắc: <Họ và tên đầy đủ>@daklak.gov.vn.
Đối với các tổ chức nhà nước của tỉnh, tên được đặt theo nguyên tắc: <Tên tổ chức>@daklak.gov.vn. Đối với các tổ chức là sở, ban, ngành của tỉnh thì <Tên tổ chức> có thể là tên đầy đủ hoặc tên viết tắt tiếng Việt của tổ chức trên nguyên tắc đảm bảo, dễ nhớ, dễ hiểu (ví dụ Văn phòng UBND tỉnh có địa chỉ thư điện tử là vpubnd@daklak.gov.vn). Đối với các tổ chức là UBND các huyện các huyện, thị xã, thành phố thì tên tổ chức phải là tên đầy đủ của địa danh địa phương mình (ví dụ UBND thành phố Buôn Ma Thuột phải có địa chỉ thư điện tử là buonmathuot@daklak.gov.vn).
Đối với các phòng, ban, đơn vị, cá nhân, UBND các xã, phường, thị trấn trực thuộc tổ chức được đặt tên theo nguyên tắc:
+ Đối với các phòng, ban, đơn vị: <Tên đầy đủ hoặc viết tắt phòng, ban, đơn vị>@<Tên viết tắt của tổ chức quản lý>.daklak.gov.vn (ví dụ Phòng Công nghệ thông tin của Sở Thông tin và Truyền thông có địa chỉ thư điện tử là phongcntt@tttt.daklak.gov.vn).
+ Đối với UBND các xã, thị trấn trực thuộc huyện; phường, xã thuộc thành phố: <Tên đầy đủ của địa phương>@<Tên đầy đủ của cấp huyện, thị xã, thành phố>.daklak.gov.vn (ví dụ UBND thị trấn Quảng Phú, huyện Cư M’gar có địa chỉ hộp thư điện tử là quangphu@cumgar.daklak.gov.vn; UBND phường Thành Nhất, thành phố Buôn Ma Thuột có thư điện tử là thanhnhat@buonmathuot.daklak.gov.vn).
+ Đối với các cá nhân: <Tên, viết tắt của họ và chữ lót của người sử dụng>@<Tên của tổ chức đang công tác>.daklak.gov.vn (ví dụ ông Trần Văn Nam đang công tác tại Văn phòng UBND tỉnh sẽ có địa chỉ thư điện tử là namtv@vpubnd.daklak.gov.vn). Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng thì bộ phận quản trị Hệ thống thư điện tử chịu trách nhiệm thay đổi trên cơ sở nguyên tắc này và bổ sung các ký tự a, b, c hoặc tên viết tắt của phòng, ban công tác nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp thư điện tử cá nhân.
2. Về sử dụng, quản lý hệ thống thư điện tử
Về thời gian kiểm tra Hệ thống thư điện tử: Tất cả các cá nhân phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của mình trong giờ làm việc, ít nhất 04 lần trong ngày, 02 lần vào buổi sáng và 02 lần vào buổi chiều để kịp thời xử lý công việc. Khuyến khích các cá nhân mở hộp thư điện tử của mình thường xuyên trong giờ làm việc. Riêng hộp thư điện tử của tổ chức do Thủ trưởng tổ chức, quản lý thì phải được mở thường xuyên trong giờ hành chính để tiếp nhận và xử lý thư điện tử của tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Về các loại văn bản bắt buộc hoặc khuyến khích được trao đổi qua Hệ thống thư điện tử: Các loại văn bản bắt buộc phải gửi, nhận qua Hệ thống thư điện tử kèm theo văn bản giấy bao gồm: giấy mời, lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, văn bản sao y, báo cáo chuyên đề, báo cáo tuần, tháng, quý, năm, thông báo, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo, các văn bản dự thảo đề nghị góp ý (trừ những văn bản mật). Các văn bản được khuyến khích sử dụng Hệ thống thư điện tử để gửi, nhận bao gồm: Công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng và các văn bản khác (trừ những văn bản mật). Những văn bản được chuyển qua Hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các tổ chức.
Về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy: Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “Nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Về sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001: Hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong Hệ thống thư điện tử.
Ngoài ra, Quy chế này còn quy định về quản lý, duy trì, xử lý nội dung thông tin Hệ thống thư điện tử và công tác kiểm tra, báo cáo, khen thưởng và xử lý vi phạm.
Bùi Trang
