Tại UBND cấp xã, những ai có thẩm quyền ký chứng thực?

Theo quy định pháp luật, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã có thẩm quyền thực hiện bốn loại chứng thực gồm:

1. Chứng thực bản sao từ bản chính;
2. Chứng thực chữ ký;
3. Chứng thực chữ ký người dịch;
4. Chứng thực giao dịch.

Vậy, những ai được quyền ký chứng thực tại UBND cấp xã?

Căn cứ Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 07/2025/NĐ-CP), có hiệu lực từ ngày 01/11/2025, người có thẩm quyền ký chứng thực tại UBND cấp xã là Chủ tịch UBND cấp xã.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc chứng thực phải được giải quyết ngay trong ngày làm việc (trừ trường hợp hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ), trong khi Chủ tịch UBND cấp xã thường kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Vì vậy, để bảo đảm tính kịp thời và thuận tiện cho người dân, Nghị định 280/2025/NĐ-CP cho phép Chủ tịch UBND cấp xã được phân công hoặc ủy quyền cho một số cá nhân khác thực hiện nhiệm vụ ký chứng thực, cụ thể:

🔹 Thứ nhất, phân công các Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký chứng thực (sử dụng con dấu của UBND cấp xã).

🔹 Thứ hai, ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn hoặc tổ chức hành chính khác thuộc UBND cấp xã như Chánh Văn phòng UBND, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công… Trong trường hợp này, người được ủy quyền sử dụng con dấu của cơ quan mình khi ký chứng thực.

🔹 Thứ ba, nếu có Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh cho phép, Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực (ký thừa ủy quyền và sử dụng con dấu của UBND cấp xã theo quy định về văn thư).

Để đảm bảo công khai, minh bạch và thuận tiện trong tra cứu, kể từ ngày 01/11/2025, UBND cấp xã có trách nhiệm gửi danh sách người ký chứng thực của đơn vị mình về Sở Tư pháp để tổng hợp và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở hoặc Cổng thông tin điện tử của tỉnh. Khi có sự thay đổi về nhân sự ký chứng thực, UBND cấp xã phải kịp thời cập nhật và gửi lại thông tin cho Sở Tư pháp để điều chỉnh danh sách./.

Thúy Hà