Phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực – một biện pháp bảo đảm an toàn cho hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Để thực hiện điều này, ngoài các kiến thức, kỹ năng chuyên môn; tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên rất cần thông tin về nguồn gốc, tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch để minh bạch về nguồn gốc, tránh rủi ro trong tác nghiệp. Chính vì vậy, pháp luật đã quy định UBND cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về tài sản nêu trên của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng này.

Năm 2016, UBND tỉnh đã xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh và ban hành Quy chế quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh tại Quyết định số 05/2017/QĐ-UBND ngày 22/02/2017; góp phần đáp ứng yêu cầu của hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, trong những năm qua, cùng với sự gia tăng về số lượng tổ chức hành nghề công chứng; số lượng hợp đồng, giao dịch thì Cơ sở dữ liệu công chứng trên đã bộc lộ nhiều bất cập: Tốc độ truy xuất chậm, không đáp ứng được yêu cầu cập nhật; việc cập nhật, tra cứu thông tin ngăn chặn mang tính thủ công, rất tốn thời gian; chưa có sự đồng bộ trong quản lý hoạt động của tổ chức công chứng…

Trước tình hình đó, Sở Tư pháp đã kiến nghị và được UBND tỉnh chấp thuận cho nâng cấp Phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. Hết tháng 3/2022, Phần mềm đã hoàn thiện và từ ngày 04/4/2022, Phần mềm đã chính thức đi vào hoạt động; các dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu trước đây đều đã được chuyển, đồng bộ tại Phần mềm mới.

Để tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng triển khai đồng bộ, sử dụng hiệu quả Phần mềm mới, Sở Tư pháp triển khai tổ chức tập huấn cho các công chứng viên và nhân viên phụ trách cập nhật Phần mềm của 27 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

Việc tập huấn được tổ chức thành 02 lớp, lớp 01 được tổ chức vào ngày 03/4/2022, lớp 02 tổ chức vào ngày 17/4/2022; mỗi tổ chức công chứng đều phải tham gia đầy đủ 02 lớp, trong đó mỗi lớp đều phải cử 01 công chứng viên và 01 nhân viên và được tổ chức vào ngày chủ nhật để không ảnh hưởng đến lịch làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng.

Tại lớp tập huấn đầu tiên, số lượng đăng ký tham gia đã vượt quá yêu cầu; các thành viên đã được bộ phận kỹ thuật hướng dẫn cụ thể cách cập nhật, tra cứu, sử dụng thông tin, thực hiện chế độ báo cáo, thông báo… trong Phần mềm; đồng thời, đã tạo nhóm zalo Hỗ trợ phần mềm công chứng – chứng thực để kịp thời hướng dẫn các tổ chức hành nghề công chứng trong cập nhật, sử dụng Phần mềm.

Qua đánh giá sơ bộ cho thấy tuy vẫn có một số lỗi nhỏ cần khắc phục nhưng cơ bản Phần mềm có tốc độ truy xuất nhanh, cấu trúc cải tiến phù hợp, giúp việc tra cứu thông tin về tài sản thuận tiện hơn, góp phần đảm bảo an toàn cho các hợp đồng, giao dịch khi được công chứng, đáp ứng yêu cầu hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh./.

Tuyết Nhung