Niêm yết văn bản phân chia di sản tại trụ sở UBND cấp xã – quy định pháp luật và thực tiễn thực hiện

Khi một người qua đời, tài sản của người đó để lại sẽ được phân chia cho người còn sống theo di chúc của người đã mất; nếu không có di chúc, di sản đó sẽ được phân chia theo quy định pháp luật dân sự. Đối với các loại tài sản lớn, có giá trị, pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu (đất đai, nhà cửa, xe cộ….) thì người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc phải làm văn bản phân chia di sản để chuyển quyền sở hữu từ người đã mất sang cho mình (kể cả trường hợp chỉ có 01 người thừa kế). Văn bản phân chia di sản đó phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng) hoặc chứng thực tại UBND cấp xã để làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tuy nhiên, thực tiễn của quá trình thực hiện cho thấy vẫn còn một số vấn đề, cụ thể:

1. Công chứng thì phải niêm yết việc phân chia di sản, còn chứng thực thì không có quy định phải niêm yết

Về nguyên tắc, người thừa kế có quyền chọn công chứng hoặc chứng thực văn bản phân chia di sản. Tuy nhiên:

• Nếu chọn công chứng, theo quy định tại khoản 4 Điều 59 Luật Công chứng năm 2024, Điều 44 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP thì tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải niêm yết việc tiếp nhận yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản, nếu là bất động sản thì phải niêm yết cả ở trụ sở UBND cấp xã nơi có bất động sản (nếu người đó không có nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó; nếu người đó không có/không xác định được nơi thường trú, tạm trú cuối cùng thì sẽ đăng tải thông tin phân chia di sản trên Trang tin điện tử của Sở Tư pháp của tỉnh nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở).

Nội dung văn bản niêm yết bao gồm: Họ và tên người để lại di sản, người thừa kế; quan hệ thừa kế giữa người thừa kế với người để lại di sản; danh mục di sản thừa kế; đồng thời phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người thừa kế; di sản không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã tiếp nhận yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản và thông tin cho UBND cấp xã nơi thực hiện việc niêm yết.

Công chứng viên chỉ được công chứng văn bản phân chia di sản sau khi có xác nhận về việc đã hoàn thành việc niêm yết và không nhận được khiếu nại, tố cáo nào liên quan đến việc phân chia di sản đó.

• Nếu chọn chứng thực, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP) và văn bản hướng dẫn thi hành (Thông tư số 01/2020/TT-BTP) đều không có quy định phải thực hiện việc niêm yết, chỉ được chứng thực sau khi đã hoàn thành việc niêm yết và không nhận được khiếu nại, tố cáo nào liên quan đến việc phân chia di sản đó.

Điều này dẫn đến người làm công tác chứng thực băn khoăn tại sao công chứng thì phải qua thời gian niêm yết để tránh bỏ sót người thừa kế, tránh việc có tranh chấp di sản trong khi chứng thực lại không có quy định này, dẫn đến có thể phát sinh tranh chấp sau khi đã chứng thực.

2. Về trách nhiệm của UBND cấp xã nơi niêm yết

Trước đây, pháp luật chỉ quy định nếu có khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc phân chia di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết; UBND cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết (Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP). Điều này dẫn đến có trường hợp UBND cấp xã yêu cầu thêm giấy tờ, tài liệu khác ngoài văn bản niêm yết (giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, giấy tờ xác nhận về mối quan hệ với người để lại di sản…) hoặc chỉ xác nhận thời gian niêm yết, không xác nhận về kết quả niêm yết, dẫn đến tranh luận giữa tổ chức hành nghề công chứng và UBND cấp xã.

Khắc phục tình trạng trên, Điều 44 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025) đã quy định rõ nếu có khiếu nại, tố cáo thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã tiếp nhận yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản và thông tin cho UBND cấp xã nơi thực hiện việc niêm yết; đồng thời, quy định rõ UBND cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm:

• Bảo quản văn bản niêm yết trong thời hạn niêm yết.
• Không được yêu cầu các giấy tờ, tài liệu khác khi nhận được đề nghị về việc niêm yết;
• Có văn bản xác nhận về thời gian, kết quả niêm yết và gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã đề nghị niêm yết trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc niêm yết.

Như vậy, UBND cấp xã nơi niêm yết văn bản phân chia di sản thừa kế chỉ tiếp nhận, niêm yết văn bản yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản – không được yêu cầu giấy tờ, tài liệu khác; khi hết hạn niêm yết, phải xác nhận cả về thời gian, kết quả niêm yết (có hay không nhận được khiếu nại, tố cáo về việc phân chia di sản thừa kế). Việc quy định rõ ràng như trên đã tạo cơ sở pháp lý trong thực hiện, tránh những cách hiểu, thực hiện khác nhau./.

N.H