Một số điểm mới về chứng thực từ tháng 11/2025

Với sự quyết tâm lớn của Chính phủ nhằm tạo hành lang pháp lý thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số và cắt giảm các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong thực hiện các thủ tục hành chính sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, ngày 27/10/2025 Chính phủ ban hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP; Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2025.

Một số điểm mới cơ bản của Nghị định số 280/2025/NĐ-CP như sau:

Một là, bổ sung “người có thẩm quyền” được thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch (trước đây chỉ quy định “cơ quan, tổ chức có thẩm quyền” thực hiện); đồng thời ở cấp xã từ tháng 11/2025 không còn “chứng thực hợp đồng”, mở rộng người thực hiện chứng thực ngoài Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (gọi tắt là UBND cấp xã) thì còn có người được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã “ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực” (Khoản 1 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung các khoản 2, 3, 4 và 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP).

            Hai là, sau khi bỏ cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và người được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực sẽ có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực toàn bộ các việc thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện trước đây (trừ việc chứng thực hợp đồng), theo đó các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của nước ngoài hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài đều thực hiện ở UBND cấp xã (Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP).

Ba là, bổ sung một số việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực gồm: Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở; Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại các điểm b, c, và ở khoản này (Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP).

Bốn là, bổ sung khoản 8 và khoản 9 vào Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực, theo đó người thực hiện chứng thực không được yêu cầu người dân (người yêu cầu chứng thực) nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID. Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ số gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác (Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP).

Năm là, bổ sung trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao, theo đó phải có trách nhiệm xác định các loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của pháp luật; đồng thời bổ sung trách nhiệm của người thực hiện chứng thực trong trường hợp người thực hiện chứng thực nhận thấy pháp luật không quy định về việc phải sử dụng giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính thì hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về việc này (Khoản 8 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP).

Sáu là, sửa đổi, bổ sung Điều khoản chuyền tiếp, theo đó, đối với các giao dịch đã chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01/7/2025 thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực, việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch. Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31/12/2025 (Khoản 16 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP).

Ngoài ra Nghị định số 280/2025/NĐ-CP còn sửa đổi, bổ sung một số nội dung về cộng tác viên dịch thuật, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký người dịch, ….v..v; thay thế cụm từ, phụ lục mẫu lời chứng kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP./.

Phan Hoa