Hướng dẫn xử l ý, khắc phục hồ sơ, sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng do thiên tai

Do ảnh hưởng bão số 13 và đợt lũ lịch sử cuối tháng 11/2025 vừa qua một số xã, phường trên địa bàn tỉnh đã xảy ra tình trạng hồ sơ, sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng, gây khó khăn cho công tác quản lý nhà nước về hộ tịch và việc giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Để khắc phục đối với hồ sơ, sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng do thiên tai được thực hiện thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tế và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, ngày 22/12/2025, Sở Tư pháp đã có Công văn số 1580/STP-NV5 hướng dẫn các địa phương trên khắc phục hồ sơ, sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng do lũ lụt, cụ thể:

1. Các địa phương tiến hành rà soát, thống kê và xác định tình trạng hồ sơ, sổ hộ tịch UBND cấp xã tổ chức rà soát, kiểm tra hồ sơ, sổ hộ tịch đang quản lý, lưu trữ nhằm ghi nhận hiện trạng thực tế hồ sơ, sổ hộ tịch trên địa bàn bị ảnh hưởng bởi thiên tai, làm cơ sở cho việc khắc phục, phục hồi và quản lý thông tin hộ tịch theo quy định. Việc rà soát, thống kê được thực hiện căn cứ vào tình trạng hồ sơ, sổ hộ tịch còn lưu giữ được tại thời điểm rà soát; không yêu cầu phải xác định đầy đủ số lượng hồ sơ, sổ hộ tịch cụ thể đã bị mất, hư hỏng trong trường hợp không có căn cứ để đối chiếu, xác định. Căn cứ kết quả rà soát, UBND cấp xã phân loại hồ sơ, sổ hộ tịch theo các nhóm sau: (i) Hồ sơ, sổ hộ tịch còn nguyên vẹn; (ii) Hồ sơ, sổ hộ tịch bị hư hỏng nhưng vẫn khai thác được thông tin; (iii) Hồ sơ, sổ hộ tịch bị hư hỏng, không còn khả năng khai thác thông tin; (iv) Hồ sơ, sổ hộ tịch không còn lưu giữ được tại nơi bảo quản sau lũ lụt, thiên tai và có thông báo chung cho các cơ quan đăng ký hộ tịch để phục vụ cho công tác phối hợp, tra cứu về sau.

2. Khắc phục, phục hồi các nguồn thông tin hộ tịch và giải quyết thủ tục hộ tịch phát sinh

Căn cứ kết quả rà soát hồ sơ hộ tịch đã thực hiện, UBND cấp xã chủ động khai thác, đối chiếu, xác minh và phục hồi thông tin hộ tịch từ các nguồn: sổ hộ tịch, hồ sơ hộ tịch giấy còn lưu giữ được (kể cả trường hợp bị ẩm, rách nhưng vẫn xác định được nội dung); hồ sơ, sổ hộ tịch đã được giao nộp, lưu trữ theo quy định; thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và các cơ sở dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ (nếu có). Việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hộ tịch cho người dân được thực hiện trên cơ sở thông tin hộ tịch đã được khắc phục, phục hồi; UBND cấp xã tiếp nhận và giải quyết theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật.

Từ nguồn thông tin khai thác được, UBND cấp xã thực hiện xử lý theo các trường hợp sau:

- Trường hợp sổ hộ tịch đang lưu trữ tại UBND cấp xã bị mất, hư hỏng nhưng hồ sơ, sổ hộ tịch của UBND cấp xã đã được chuyển lưu tại cấp huyện trước đây và sau khi UBND cấp huyện kết thúc hoạt động được chuyển lưu trữ theo quy định mà hiện vẫn còn lưu trữ được, UBND cấp xã đề nghị cơ quan lưu trữ cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ về hộ tịch để tiếp tục sử dụng theo quy định.

- Trường hợp sổ hộ tịch lưu trữ tại cấp xã và sổ hộ tịch do UBND cấp huyện trước đây chuyển đến UBND cấp xã để quản lý đều bị mất, hư hỏng, không còn sử dụng được nhưng dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, lưu trữ trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, UBND cấp xã thực hiện in dữ liệu trên các trang sổ hộ tịch tương ứng; đóng thành quyển theo năm, đóng dấu giáp lai các trang, ký và đóng dấu xác nhận tại trang cuối của sổ để tiếp tục sử dụng theo quy định.

- Trường hợp sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng, không còn sử dụng được và dữ liệu hộ tịch chưa được số hóa hoặc không đầy đủ trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, UBND cấp xã ghi nhận hiện trạng chưa có đủ căn cứ thông tin hộ tịch để phục hồi dữ liệu. Đồng thời, UBND cấp xã thực hiện khai thác, đối chiếu thông tin hộ tịch từ các cơ sở dữ liệu, nguồn lưu trữ hợp pháp khác đã được kết nối, chia sẻ hoặc được phép khai thác theo quy định của pháp luật (nếu có) để phục vụ việc giải quyết thủ tục hộ tịch cho người dân.

- Trường hợp sau khi khai thác, đối chiếu từ các nguồn lưu trữ hợp pháp mà thông tin hộ tịch của cá nhân chưa được xác định đầy đủ, chính xác, không có đủ dữ liệu hợp pháp để xác định thông tin hộ tịch, trong trường hợp cần thiết, UBND cấp xã có thể hướng dẫn người dân cung cấp giấy tờ, tài liệu, chứng cứ hợp pháp khác (nếu có) để phục vụ việc xác minh, bảo đảm việc giải quyết thủ tục hộ tịch đúng quy định của pháp luật; không yêu cầu người dân nộp lại hồ sơ, giấy tờ mà cơ quan nhà nước có trách nhiệm lưu giữ nhưng đã bị hư hỏng, thất lạc do thiên tai.

Trong quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hộ tịch, trường hợp UBND cấp xã đã thực hiện việc khai thác, đối chiếu và xác minh thông tin từ các nguồn nêu trên nhưng vẫn không đủ căn cứ để xác định nội dung hộ tịch đã đăng ký trước đây do hồ sơ, sổ hộ tịch bị mất, hư hỏng hoàn toàn bởi thiên tai, UBND cấp xã lập hồ sơ xác nhận việc không còn thông tin hộ tịch. Căn cứ kết quả xác nhận, UBND cấp xã hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục đăng ký lại hộ tịch; đồng thời giải thích, hướng dẫn để người dân biết việc đăng ký lại hộ tịch được thực hiện do không còn căn cứ xác định nội dung đã đăng ký trước đây và giấy tờ hộ tịch được cấp sau khi đăng ký lại có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật./.

Thu An