Dữ liệu hộ tịch thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính – Bước tiến quan trọng

Ngày 10/12/2025, Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 3458/QĐ-BTP công bố dữ liệu hộ tịch và hướng dẫn kết nối, khai thác sử dụng dữ liệu hộ tịch thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu của Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP của Chính phủ về cắt giảm, đơn giản hóa TTHC dựa trên dữ liệu. Theo đó:

1. Dữ liệu được công bố: Các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) gồm:

- Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn; Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử.

- Các giấy tờ hộ tịch khác: Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi; Trích lục đăng ký giám hộ, Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ, Trích lục đăng ký giám sát giám hộ, Trích ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, Trích lục ghi chú kết hôn, Trích lục ghi chú ly hôn, Trích lục ghi vào sổ việc hộ tịch khác.

2. Ý nghĩa của việc công bố:

a) Đây là những giấy tờ được sử dụng trong phần lớn TTHC ở nhiều lĩnh vực như bảo hiểm xã hội, giáo dục, y tế, trợ giúp pháp lý…Khi được khai thác trực tuyến từ CSDLHTĐT:

• Công dân không cần phải nộp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ này, góp phần giảm thời gian, chi phí.
• Hạn chế tình trạng xác nhận lặp lại nhiều lần giữa các cơ quan.
• Việc công bố danh mục dữ liệu đủ điều kiện khai thác:
• Đánh dấu bước chuyển căn bản từ mô hình giải quyết TTHC dựa trên giấy tờ sang mô hình “không yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu”.
• Góp phần thay đổi tư duy giải quyết thủ tục hành chính - từ “thu giấy tờ” sang “khai thác dữ liệu”.
• Là một bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số dựa trên dữ liệu.

b) Cho thấy Bộ Tư pháp - cơ quan tiên phong trong chia sẻ dữ liệu hộ tịch

Việc Bộ Tư pháp là cơ quan đầu tiên thực hiện chia sẻ dữ liệu để cắt giảm TTHC theo Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP phản ánh vai trò trung tâm của ngành Tư pháp trong xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. CSDLHTĐT - được hình thành từ năm 2016 và được liên tục cập nhật bổ sung qua việc phát sinh sự kiện hộ tịch, số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử - là cơ sở dữ liệu quan trọng chứa đựng thông tin cơ bản của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết đi.

Bằng việc chia sẻ theo mức độ hoàn thiện thực tế của cơ sở dữ liệu, với nguyên tắc dữ liệu cập nhật đến đâu được chia sẻ đến đó; tạo cơ sở để các Bộ, ngành và địa phương chủ động tích hợp, khai thác thông tin theo nhu cầu, không chờ hoàn tất cơ sở dữ liệu mới triển khai. Đây là cách tiếp cận linh hoạt, phù hợp với thực tiễn, góp phần đẩy nhanh tiến trình cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số.

3. Điều kiện để thực hiện việc chia sẻ dữ liệu đã công bố:

Bên cạnh việc thay đổi toàn diện trong phương thức giải quyết, tái cấu trúc TTHC, việc kết nối kỹ thuật giữa các Bộ, ngành, địa phương với CSDLHTĐT của Bộ Tư pháp cũng cần phải thay đổi. Do đó, các Bộ, ngành, địa phương cần:

• Điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để có thể khai thác dữ liệu từ CSDLHTĐT theo cấu trúc do Bộ Tư pháp hướng dẫn;
• Tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC, loại bỏ yêu cầu nộp giấy tờ hộ tịch khi đã khai thác dữ liệu tương ứng – Đây được xem là khâu khó nhất nhưng cũng là chìa khóa để TTHC thực sự được đơn giản hóa theo hướng gắn với dữ liệu, bảo đảm “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”.
• Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và tuân thủ chặt chẽ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việc công bố và chia sẻ dữ liệu hộ tịch là động thái có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ phục vụ cắt giảm TTHC mà còn tạo nền tảng cho việc hình thành hệ thống dịch vụ hành chính công “không giấy tờ”, thúc đẩy cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, góp phần xây dựng Chính phủ số, xã hội số và công dân số trong định hướng cải cách hành chính hiện nay./.

                                                                                      Kim Thoa