Chuyển giao việc chứng thực từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn

Hiện nay, cả UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng) đều có thẩm quyền thực hiện ba nhóm công việc:

1. Chứng thực bản sao từ bản chính;
2. Chứng thực chữ ký (bao gồm cả chứng thực chữ ký người dịch);
3. Chứng thực hoặc công chứng các giao dịch.

Tuy nhiên, trong bối cảnh chính quyền địa phương được tổ chức theo mô hình hai cấp (cấp tỉnh và cấp xã), khối lượng công việc mà UBND cấp xã phải giải quyết mỗi ngày là rất lớn. Để giảm tải cho cấp xã và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, pháp luật đã quy định việc xem xét chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện hoạt động trên địa bàn.

Theo Luật Công chứng năm 2024, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét và quyết định việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ UBND cấp xã sang Phòng Công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Việc chuyển giao chỉ được thực hiện tại các địa bàn:

• Có ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng đã hoạt động từ 02 năm trở lên,
• Đang hoạt động ổn định, hiệu quả,
• Và được phân bố hợp lý, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng tại địa phương.

Bên cạnh đó, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 07/2025/NĐ-CP), có hiệu lực từ ngày 01/11/2025, tiếp tục quy định: UBND cấp tỉnh có thể xem xét chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực (gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký) cho các tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp xã đủ điều kiện về số lượng, năng lực và phạm vi phục vụ của các tổ chức công chứng.

Như vậy, tại những xã có từ một tổ chức hành nghề công chứng trở lên đang hoạt động ổn định, hiệu quả, UBND tỉnh có thể quyết định chuyển giao toàn bộ hoặc một phần thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã sang Phòng Công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Sau khi chuyển giao, UBND cấp xã sẽ không còn thực hiện việc chứng thực, mà công việc này sẽ do tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn đảm nhiệm.

Về thực tế, việc chuyển giao này giúp giảm tải đáng kể cho UBND cấp xã, song lại thu hẹp quyền lựa chọn của người dân và tổ chức - bởi thay vì được lựa chọn chứng thực tại UBND cấp xã hoặc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, họ sẽ chỉ có thể thực hiện tại tổ chức công chứng.

Do đó, việc chuyển giao cần được nghiên cứu, đánh giá kỹ lưỡng, bảo đảm phù hợp với điều kiện thực tiễn. Các yếu tố cần được xem xét gồm:

1. Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn có hoạt động ổn định, hiệu quả hay không;
2. Việc phân bố các tổ chức hành nghề công chứng có hợp lý, thuận tiện cho người dân, tổ chức hay không;
3. Việc chuyển giao có giúp giảm tải đáng kể cho UBND cấp xã;
4. Và quan trọng nhất - việc chuyển giao có mang lại thuận lợi hơn cho người dân trong quá trình thực hiện chứng thực hay không.

Hiện nay, Sở Tư pháp đang lấy ý kiến của UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để đánh giá, xem xét mức độ cần thiết và tính khả thi của việc chuyển giao này.

Trong thời gian chưa có quyết định chính thức, Sở Tư pháp đã có văn bản đề nghị UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng niêm yết thông báo tại nơi tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ quyền lựa chọn của người dân - có thể thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã hoặc chứng thực/công chứng tại Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng - nhằm đảm bảo thuận tiện và quyền lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu.

Thúy Hà