Chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk - một bước mới trong xã hội hóa dịch vụ công

Ngày 14/7/2026, Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk đã ban hành Quyết định số 62/2026/QĐ-UBND chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường sang các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh (Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/8/2026). Đây là một quyết định đánh dấu bước chuyển mới trong hoạt động công chứng, chứng thực.

Trong nhiều năm qua, hoạt động chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực giao dịch được thực hiện song song giữa UBND và các tổ chức hành nghề công chứng. Mô hình này góp phần đáp ứng nhu cầu của người dân nhưng cũng bộc lộ không ít hạn chế như sự phân tán về nguồn lực, chất lượng giải quyết chưa đồng đều, áp lực công việc lớn đối với chính quyền cơ sở và chưa khai thác hiệu quả đội ngũ công chứng viên được đào tạo chuyên sâu về pháp luật. Do đó, việc ban hành Quyết định số 62/2026/QĐ-UBND là bước hiện thực hóa chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, chứng thực, phù hợp với định hướng cải cách tư pháp và cải cách thủ tục hành chính của Nhà nước trong giai đoạn mới.

Một số điểm nổi bật của Quyết định số 62/2026/QĐ-UBND

1. Phạm vi chuyển giao thẩm quyền chứng thực

• Chỉ quy định việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực giao dịch từ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk;
• Chưa chuyển giao đối với việc chứng thực bản sao điện tử theo quy định của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cho đến khi có văn bản thông báo của Sở Tư pháp về việc tổ chức hành nghề công chứng có đủ điều kiện thực hiện chứng thực bản sao điện tử theo quy định.

2. Địa bàn chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ ngày 01/8/2026

Từ ngày 01/8/2026, 05 địa bàn cấp xã được thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực, gồm:

• UBND phường Buôn Ma Thuột: Chuyển giao toàn bộ thẩm quyền chứng thực, gồm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính (trừ chứng thực bản sao điện tử).
• Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
• Chứng thực chữ ký người dịch.
• Chứng thực giao dịch.

• UBND các xã, phường Tuy Hòa, Tân An, Krông Pắc, Ea Kar: Chỉ chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch.

Các hồ sơ yêu cầu chứng thực mà Ủy ban nhân dân cấp xã đã tiếp nhận trước ngày 01/8/2026 mà chưa giải quyết xong thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp tục giải quyết theo quy định.

Trường hợp phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót giấy tờ, văn bản do Ủy ban nhân dân cấp xã đã chứng thực thì Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết theo thẩm quyền.

3. Lựa chọn nơi thực hiện chứng thực của công dân, tổ chức cư trú trên địa bàn cấp xã đã thực hiện việc chuyển giao

Tại những địa bàn cấp xã đã chuyển giao thẩm quyền chứng thực, cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện loại việc chứng thực đã chuyển giao được lựa chọn:

• Tất cả tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh khi chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và công chứng giao dịch.
• Ủy ban nhân dân cấp xã khác không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực khi chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản,chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở.

4. Rà soát, đánh giá việc chuyển giao                        

Định kỳ Quý I hàng năm, Sở Tư pháp sẽ chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng rà soát, đánh giá và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định điều chỉnh Danh sách địa bàn chuyển giao.

5. Tiêu chí xem xét địa bàn chuyển giao thẩm quyền từ năm 2027

• Chưa xem xét chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng đối với địa bàn cấp xã chỉ có 01 Văn phòng công chứng.
•  Đối với các địa bàn cấp xã có từ 02 Văn phòng công chứng trở lên, tiêu chí xem xét địa bàn chuyển giao thẩm quyền từ năm 2027 như sau:

(1) Xem xét chuyển giao toàn bộ thẩm quyền chứng thực khi trên địa bàn cấp xã có ít nhất 01 Văn phòng công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả và ít nhất 03 Văn phòng công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương.

(2) Xem xét chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch khi trên địa bàn cấp xã có ít nhất 01 Văn phòng công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả và ít nhất 02 Văn phòng công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương.

* Tiêu chí đánh giá Văn phòng công chứng hoạt động ổn định, hiệu quả, phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực được xác định cụ thể tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định số 62/2026/QĐ-UBND.

Trong thời gian tới, với sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Tư pháp, chính quyền địa phương và các tổ chức hành nghề công chứng, việc triển khai Quyết định số 62/2026/QĐ-UBND được kỳ vọng sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh; góp phần tối ưu việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, giảm tải cho chính quyền cơ sở và phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp./.

NGỌC NHI