CẦN CHUẨN BỊ ĐIỀU KIỆN GÌ ĐỂ NHỮNG ƯU VIỆT CỦA LUẬT HỘ TỊCH 2026 ĐI VÀO CUỘC SỐNG

Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội khóa XVI thông qua ngày 23/4/2026 có hiệu lực từ ngày 01/3/2027 (gồm 04 chương và 30 điều) với rất nhiều thay đổi quan trọng mang ý nghĩa chiến lược trong việc tạo đột phá về thể chế, đẩy mạnh chuyển đổi số để xây dựng chính phủ điện tử; thông qua việc chuẩn hóa dữ liệu dân cư và tinh gọn, đơn giản hóa thủ tục hành chính giúp tiết kiệm chi phí, giải phóng nguồn lực xã hội và mở rộng quyền của người dân; đây là những điểm mới ưu việt hơn so với Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (7 chương 77 điều); từ đó tạo nền tảng vững chắc để thúc đẩy mục tiêu tăng trưởng kinh tế hai con số trong giai đoạn 2026-2030. Để những ưu việt này trở thành hiện thực, tạo điều kiện thúc đẩy mạnh mẽ công cuộc chuyển đổi số và tăng trưởng hai con số thì cần chuẩn bị kỹ các điều kiện, nguồn lực cụ thể cũng như sự vào cuộc quyết liệt của các địa phương; trong phạm vi bài viết này tập trung vào một số nội dung cơ bản sau:   

1. Đối với yêu cầu xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm chuẩn hóa, đồng bộ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong tình hình mới

Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản là quản lý tập trung, thống nhất tại Bộ Công an; thông tin phải "đúng, đủ, sạch, sống"; bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân và sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, các yêu cầu này được quy định tại Điều 8 Luật Căn cước năm 2023.

Để đáp ứng được các yêu cầu trên thì trước hết phải hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) bởi CSDLHTĐT là nguồn chính cung cấp dữ liệu, trong đó các dữ liệu hộ tịch phát sinh tại UBND cấp xã được liên thông và đồng bộ hóa tự động vào hệ thống CSDLQGVDC, đảm bảo thông tin cá nhân trên giấy tờ và hệ thống định danh điện tử luôn thống nhất, chính xác; vì vậy mọi việc thay đổi về nhân thân (thay đổi họ, chữ đệm,  tên; ngày, tháng, năm sinh; xác lập hoặc thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ vợ chồng; v.v. đều phải cập nhật liên tục, đầy đủ, chuẩn xác để CSDLQGVDC cập nhật kịp thời. Trong thời gian qua, một bộ phận người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống ở Việt Nam chưa được quản lý và đăng ký hộ tịch, do vậy tại Điều 5 Luật Hộ tịch 2026 đã bổ sung người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch vào đối tượng đăng ký hộ tịch; điều này giúp cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ngày một đầy đủ, hoàn thiện hơn.

Thứ hai là thiết lập nguyên tắc “chỉ cung cấp thông tin một lần” và liên thông dữ liệu (Điều 3 Luật Hộ tịch 2026) theo hướng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu điện tử, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu liên quan, phù hợp với mức độ đáp ứng của cơ sở dữ liệu; không yêu cầu nộp, xuất trình hoặc tải lên giấy tờ là thành phần hồ sơ, trừ trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác. Để làm được điều này thì việc thu thập, xử lý, lưu trữ, chia sẻ, khai thác dữ liệu hộ tịch phải bảo đảm an toàn, bí mật, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật về dữ liệu, pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân; đồng thời mỗi ngành phải kịp thời cập nhật các thông tin liên quan đến nhân thân, giao dịch của cá nhân lên cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Thứ ba là nâng cấp Cơ sở dữ liệu hộ tịch thành cơ sở dữ liệu quốc gia, quản lý tập trung. Khoản 1 Điều 24 Luật Hộ tịch 2026 quy định “Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ sở dữ liệu quốc gia, được xây dựng tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương, do Bộ Tư pháp quản lý”. Để đảm bảo điều này thì cơ sở dữ liệu hộ tịch phải đầy đủ các trường dữ liệu như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch, quê quán, tình trạng nhân thân, thông tin cha mẹ, vợ chồng, thông tin đăng ký hộ tịch, dữ liệu khai tử và đặc biệt là dữ liệu số hóa từ sổ hộ tịch giấy phải bảo đảm kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu khác. Với việc bổ sung “tình trạng hôn nhân” là một nội dung đăng ký hộ tịch đã giúp đưa thông tin tình trạng hôn nhân vào hệ thống dữ liệu hộ tịch thống nhất, thay vì quản lý rời rạc như trước, từ đó tạo thuận lợi cho việc xác minh, tra cứu và liên thông với các thủ tục khác. Hiện nay, mặc dù việc số hóa hồ sơ hộ tịch đã hoàn thành nhưng tại một số xã, phường hiện nay vẫn chưa thể trích xuất thông tin do còn nhiều sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trước đây, vì vậy để đảm bảo thống nhất và đồng bộ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì các địa phương cần rà soát, điều chỉnh và cập nhật thường xuyên kịp thời thông tin hộ tịch của cá nhân trong các lần cập nhật, điều chỉnh.

Thứ tư là công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu hộ tịch điện tử, thay đổi phương thức trả kết quả, ưu tiên bản điện tử. Điều 9 Luật Hộ tịch 2026 quy định giấy tờ hộ tịch, thông tin hộ tịch trong sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch là căn cứ để điều chỉnh thông tin trong giấy tờ, hồ sơ, cơ sở dữ liệu khác của cá nhân. Bên cạnh đó, thông tin khai sinh là thông tin hộ tịch gốc của cá nhân. Đồng thời quy định “Dữ liệu hộ tịch điện tử gồm bản điện tử giấy tờ hộ tịch, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch đáp ứng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị như giấy tờ hộ tịch bản giấy khi thực hiện thủ tục hành chính và các giao dịch khác”. Điều 10 Luật Hộ tịch 2026 quy định người yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tiếp, theo đó quy định thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử được trả kết quả là bản giấy và bản điện tử, đồng thời thủ tục đăng ký hộ tịch khác được trả kết quả là bản điện tử; kết quả là bản giấy chỉ trả khi người đăng ký hộ tịch có yêu cầu. Ngoài ra, người đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả là bản giấy qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý hộ tịch. Thực tế từ sau sắp xếp đơn vị hành chính đến nay, trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk gần 80% người dân thực hiện đăng ký hộ tịch và nhận kết quả là bản điện tử. Rõ ràng, với việc thay đổi phương thức tiếp nhận và trả kết quả, Luật Hộ tịch đóng vai trò là cơ sở dữ liệu quốc gia cốt lõi, cung cấp dữ liệu nhân thân chính xác để tích hợp với hệ thống VNeID và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Điều này giúp Nhà nước quản lý xã hội chặt chẽ, hiệu quả, chống thất thu thuế, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực. Việc hình thành cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch tạo nền tảng cho việc chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ với các lĩnh vực như y tế, bảo hiểm, giáo dục. Qua đó, các cơ quan có thể khai thác dữ liệu để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính và xây dựng chính sách trên các lĩnh vực ngày một hiệu quả hơn.

2. Đối với chuẩn hóa thời hạn giải quyết thủ tục hộ tịch nhằm tinh gọn, đơn giản hóa thủ tục hành chính; trao trách nhiệm và quyền chủ động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền  

Điều 3 Luật Hộ tịch 2026 quy định đối với việc đăng ký hộ tịch mà pháp luật về hộ tịch không quy định thời hạn giải quyết thì phải được giải quyết trong 24 giờ kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ; mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do; đây là việc tối ưu hóa thời gian giải quyết tạo thuận lợi đáng kể cho người dân.

Đặc biệt đã mở rộng thẩm quyền đăng ký hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cho phép người dân thực hiện các thủ tục (khai sinh, kết hôn, .v.v.) tại bất kỳ UBND cấp xã nào mà không bị giới hạn bởi địa giới hành chính (Điều 8 Luật Hộ tịch 2026) thay vì trước đây việc đăng ký các sự kiện hộ tịch thường gắn liền với nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú), điều này giúp một bộ phận lao động thường xuyên di chuyển, làm ăn xa tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm thiểu chi phí đi lại, là một bước tiến lớn trong việc khơi thông sức lao động, hiện thực hóa quyền tự do cư trú cho người dân, góp phần tăng năng suất lao động xã hội bởi khi thời gian giao dịch hành chính được thu gọn, người dân và doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tập trung vào sản xuất, kinh doanh và làm giàu, trực tiếp tạo động lực cho tăng trưởng.

Bên cạnh đó, với việc bổ sung cơ chế đăng ký hộ tịch chủ động (tự động hóa) cho UBND cấp xã (theo lựa chọn của người yêu cầu đăng ký khai sinh) có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai tử khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử (Điều 15, Điều 20 Luật Hộ tịch 2026). Đây thực sự là cuộc cải cách thủ tục liên thông, từng bước chuyển đổi từ phương thức người dân phải đi xin cấp giấy tờ sang việc cơ quan nhà nước chủ động phục vụ dựa trên dữ liệu chia sẻ từ các ngành, không chỉ đơn thuần là thay đổi các quy định cũ mà còn mở ra một kỷ nguyên mới trong quản lý dân cư, nơi mà dữ liệu số trở thành "xương sống" cho mọi giao dịch hành chính, thực sự thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện, tối ưu nguồn lực, tinh gọn bộ máy và cắt giảm chi phí giấy tờ hành chính giúp bộ máy nhà nước vận hành hiệu quả hơn, đóng góp vào mục tiêu tái cấu trúc toàn diện nền kinh tế trong kỷ nguyên mới.

 Để thực hiện tốt và chuyển tải hết những ưu việt của Luật Hộ tịch năm 2026 vào cuộc sống thì đòi hỏi có sự quyết tâm lớn của cả hệ thống chính trị, trong đó từng ngành, lĩnh vực, địa phương phải tự mình rà soát, cập nhật để xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu chuyên ngành, sau đó kết nối, chia sẻ đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trong giai đoạn đầu sau sắp sếp đơn vị hành chính dù gặp không ít khó khăn về con người, kinh phí và hạ tầng song với sự quyết tâm, nỗ lực khắc phục khó khăn của từng ngành, lĩnh vực, địa phương tin rằng trong thời gian tới sẽ đáp ứng được các yêu cầu trong kỷ nguyên mới.

                                                                                                Phan Hoa