Hướng dẫn mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản
Ngày đăng: 18/03/2011 16:30
Kể từ ngày 05/3/2011, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sẽ được trình bày theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (còn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật tiếp tục thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản).
Theo đó, kỹ thuật trình bày (khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác) được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn (không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác).
Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định rõ văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4 (trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang); định lề thống nhất: lề trên cách mép trên từ 20 - 25mm, lề dưới cách mép dưới từ 20 - 25mm, lề trái cách mép trái từ 30 - 35mm, lề phải cách mép phải từ 15 - 20mm, không phân chia định lề trang mặt trước, mặt sau như trước đây. Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày tương tự trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5), thể thức và kỹ thuật trình bày áp dụng như trên khổ giấy A4.
Ngoài ra, còn có các phụ lục quy định về chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao; sơ đồ bố trí các thành phần thể thức, mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản, bản sao; mẫu trình bày 19 văn bản hành chính cụ thể và mẫu trình bày bản sao cùng phụ lục về cách viết hoa trong văn bản hành chính kèm theo Thông tư này.
Gia Bảo